BRSE: Làm sao để có thể trình bày, giải thích vấn đề khiến người nghe cảm thấy dễ hiểu

#分かりやすい説明のコツ

皆さん、今晩は！

Lâu lắm rồi mới có thời gian quay lại group.

Hôm nay mình xin được chia sẻ một chút về việc 「làm sao để có thể trình bày, giải thích vấn đề khiến người nghe cảm thấy dễ hiểu」 mà mình rút ra được từ những kinh nghiệm của bản thân cũng như qua một số cuốn sách mình từng đọc.

Không biết mọi người đã bao giờ giải thích một vấn đề gì đó cho các bác khách hàng hay đồng nghiệp người Nhật mà bị nói lại là 「意味わからない」 hay 「話が纏まらない」 chưa?

Mình thì đã được trải nghiệm cảm giác này kha khá nhiều lần rồi. Vậy thì nên làm thế nào để có thể giải thích một cách dễ hiểu nhất để người nghe nắm được nội dung mình muốn truyền đạt nhỉ?

Mỗi người sẽ có một cách khác nhau để giải quyết vấn đề trên. Với cá nhân mình thì mình thường làm theo các bước sau đây.

①相手に心の準備をさせる

②客観的な出来事を話す

③自分の解釈を述べる

④お願いする

Cụ thể nội dung của từng bước có thể giải thích như sau:

1. ①心の準備をさせる: Đây có thể coi là bước mở đầu câu chuyện, cần nói trước về vấn đề mà mình định nói để đối phương có thể hình dung được bạn đang chuẩn bị nói về vấn đề gì.
2. ②客観的な出来事を話す: Đây là bước nêu lên cụ thể và khách quan những vấn đề đang gặp phải và muốn truyền đạt cho đối phương.
3. ③自分の解釈を述べる: Ở bước này sẽ nêu lên những suy nghĩ của bản thân về vấn đề đang gặp phải, hướng giải quyết vấn đề mà bạn cho là khả thi.
4. ④お願いする: Sau khi đã trình bày xong thì đến phần nhờ vả thôi 😃

Để dễ hình dung thì mình đã nghĩ ra một đoạn hội thoại mẫu như sau:

A là một BrSE làm việc tại trụ sở của KH. Sau khi nhận 詳細設計 từ KH thì A giao lại task phát triển cho team offshore và trong quá trình code có phát hiện ra 設計 có một số vấn đề.

Sau khi nắm được cụ thể tình hình thì A đã đến trao đổi lại thông tin với KH và ta có đoạn hội thoại sau. 

A: 〇さん、すみません。ご時間はよろしいでしょうか。

お客様: はい、良いですよ。

A: この間お預かりした臨時配当画面の設計書に関する話なんですが、開発者がプログラムを対応する時、２箇所の問題を気づきましたので、ご確認をお願いいたします。設計書を開いていただけますでしょうか。--> 心の準備をさせる

お客様: はい、ちょっと待ってくださいね。

...設計書を開きました、問題は何ですか。

A: ありがとうございます。一つ目は、(1)画面項目詳細シートの〇〇行目では、「発議年月日(draftDate)」という項目があり、こういう項目を任意の検索条件として設計されていますが、「臨時配当(temporaryDividend)」テーブルではこういう項目がなさそうです。従って、ここで「発議年月日(draftDate)」を指定して検索しても結果が絞り込む事ができないと思います。--> 客観的な出来事を話す

お客様:　そうですか？困りますよね。対策には何か心当たりがありますか。

A: はい、「臨時配当(temporaryDividend)」テーブルのDB定義設計書をざっと確認しておきました。このテーブルでは「配当年月日（temporaryDate）」という項目がありまして、もしかしたらこの項目の方が正しいと判断しています。-->自分の解釈を述べる

お客様: そうですね。多分設計書の作成した人が似ている画面の設計書を参考して、修正するのを忘れたかもしれない。お手数をおかけしてすみません。

A: いいえ、とんでもございません。では、そういう方針で設計書を訂正して、開発させていただきます。次は二つ目の問題を説明いたします。

お客様: はい、どうぞ。

A: (4)画面レイアウトシートでは4つ目の画面のレイアウトがあります。今設計された画面レイアウトにて所属項目が必須項目ではなく、初期表示の時空白で表示され、所属を選択しないままで登録ボタンを押したら、エラーになってしまいます。--> 客観的な出来事を話す

お客様: そうですか。設計書通りに開発した雖も、エラーになったんですね。原因を調査してもらいましたか。

A: はい、原因を調査しておきました。「臨時配当(temporaryDividend)」にデータを登録する際には、所属は必須項目ではないので、エラーにならないですが、関連テーブルにデータを登録する時、所属が必須項目なのでエラーになってしまいました。対策としては、所属項目を必須項目に変更して、初期表示でログインユーザーの所属で表示させ、所属をクリアさせないように、所属選択ボタンの直ぐ隣のクリアボタンを排除するという方向を考えております。この対策でよろしいでしょうか。-->自分の解釈を述べる

お客様: ご提案ありがとうございます。それはばっちりだと思います。そういう方向でお願いします。

A: 承知いたしました。ご確認ありがとうございました。

お客様: こちらこそありがとうございました。

Dịch:

A: Xin lỗi anh 〇, giờ anh có đang bận gì không ạ.

お客様:  ừ anh rảnh. Sao thế chú? 

A: Em muốn hỏi anh một số vấn đề liên quan đến con spec 臨時配当 em nhận hôm vừa rồi ạ. Lúc mà Dev code mới màn hình thì phát hiện ra 2 vấn đề nên em muốn nhờ anh confirm lại. Anh mở spec ra giúp em được không ạ.

お客様: Ừ đợi anh chút nhé. ...Anh mở spec rồi đây. Vấn đề gì đấy chú. 

A: Cảm ơn anh ạ. Vấn đề thứ nhất, ở dòng 〇〇 sheet (1)画面項目詳細 thì có mô tả cho trường 「発議年月日(draftDate)」, trường này thì đang được thiết kế như một điều kiện tìm kiếm không bắt buộc phải nhập ở trên màn hình. Thế nhưng trong bảng「臨時配当(temporaryDividend)」thì không có trường nào tên giống như thế này nên dù có chỉ định ngày tháng rồi bấm search thì cũng không lọc được kết quả tìm kiếm ạ. -->（ Đây là phần giải thích vấn đề ）

お客様: Thế á? gay quá nhỉ. Chú nghĩ ra phương án giải quyết chưa?

A: Vâng, em có xem qua file DB定義設計書 của bảng 「臨時配当(temporaryDividend)」 rồi ạ. Ở trong bảng này có trường 「配当年月日（temporaryDate）」, theo như em phán đoán thì có vẻ dùng trường này là đúng anh ạ. -->（ Đây là phần nêu suy nghĩ của bản thân và nêu hướng giải quyết）

お客様: Ừ đúng rồi nhỉ. Chắc là tại bạn làm spec có tham khảo ở một màn hình giống với màn này nhưng quên chưa sửa tên trường. Xin lỗi vì đã để anh em tốn công sức.

A: Dạ không có gì đâu anh. Vậy để em sửa lại spec rồi nhờ anh em code theo hướng đó ạ. Em xin trình bày tiếp vấn đề số 2 anh nhé.

お客様: Ừ chú cứ nói đi.

A: Ở sheet (4)画面レイアウト có mô tả về layout của màn hình số 4. Màn hình này đang được thiết kế với trường 所属 không phải là trường bắt buộc, khi màn hình hiển thị lần đầu thì trường này sẽ hiển thị dưới dạng data trống. Nếu không chọn 所属 mà ấn nút 登録 luôn thì sẽ xảy ra lỗi system error. -->（ Đây là phần giải thích vấn đề ） 

お客様: Thế à. Có nghĩa là các chú đang code giống spec rồi nhưng vẫn xảy ra lỗi đúng không. Chú điều tra nguyên nhân giúp anh chưa.

A: Vâng em điều tra nguyên nhân rồi ạ. Khi insert data vào bảng 「臨時配当(temporaryDividend)」 thì trường 所属 không phải là trường bắt buộc nên không xảy ra lỗi, nhưng khi insert data vào các bảng liên quan thì vì trường 所属 là trường bắt buộc nên xảy ra lỗi anh ạ.  Về cách đối ứng thì theo em sẽ sửa trường 所属 sang trường bắt buộc, khi hiển thị màn hình lần đầu thì sẽ cho hiển thị 所属 của người dùng đang login. Để người dùng không clear data của 所属 được thì sẽ xoá bỏ nút クリア ở ngay bên cạnh nút 所属選択 đi. Cách này có được không anh. -->（ Đây là phần nêu suy nghĩ của bản thân và nêu hướng giải quyết）

お客様: Cảm ơn chú đã gợi ý. Cách này rất ổn đấy. Cứ làm vậy giúp anh nhé.

A: Em rõ rồi ạ. Em cảm ơn anh đã xác nhận nhé.

お客様: Anh cũng cảm ơn chú nhiều nhé.

Cre: Tiếng Nhật cho BrSE Phan Tiến Lực