ĐỂ TIẾNG NHẬT KHÔNG CÒN LÀ NỖI SỢ HÃI CỦA BRSE. Thuyết trình - Giải trình

Bài báo nằm trong chuỗi các bài viết về chủ đề “Để tiếng Nhật không còn là nỗi sợ hãi của BrSE” do diễn giả Nguyễn Thu Hiền biên tập. 

Chủ đề 3: Thuyết trình - Giải trình 

Phần 1: Thuyết trình một chủ đề.   

Khi ra mắt một version mới của một chương trình, khi hướng dẫn người dùng bên phía khách hàng sử dụng một hệ thống mới, khi đề xuất áp dụng một công cụ mới vào dự án, khi trình bày một quy trình mới… bạn đều phải sử dụng đến kỹ năng thuyết trình. Đây là kỹ năng mà phần đông các kỹ sư cầu nối chưa từng được trau dồi ở nhà trường. Hôm nay, mình xin chia sẻ với các bạn một vài bí quyết nho nhỏ đã đúc kết được từ kinh nghiệm bản thân và lời khuyên của các đồng nghiệp người Nhật mình đã từng làm việc cùng. 

Chỉ nói điều người nghe muốn nghe chứ không nói tất cả những điều mình biết. 

Mọi người hay phạm phải sai lầm khi tham lam trình bày tất cả những gì mình biết thay vì trình bày những gì người nghe mong muốn. Điều đó vừa làm lãng phí thời gian, vừa làm người nghe bối rối khi phải nghe những điều không cần thiết, vừa làm người trình bày phải bỏ nhiều công sức chuẩn bị. Vì vậy, trước khi trình bày, bạn phải xác định được mục đích buổi trình bày này là gì để mọi điều bạn nói hôm đó đều bám sát mục đích bạn đã đặt ra. 

Ví dụ: Khi trình bày về phiên bản mới của 1 Workflow, nên nhấn mạnh những chi tiết đã thay đổi so với phiên bản cũ.  Điều đó cần thiết cho người nghe hơn là trình bày lan man từ đầu đến cuối về Workflow mới mà không có sự so sánh, chỉ rõ những điểm cải tiến so với phiên bản cũ.  

Các bạn có thể tham khảo một vài câu tiếng Nhật hay sử dụng trong trường hợp này:  

本日の説明内容としては　～　中心になってご説明させて頂きます。 

本日　～　の詳しく説明させて頂こうと考えております。 

Vì vậy, hãy nhớ nhất định trước khi trình bày phải cho người nghe biết mình sắp trình bày cái gì, vì sao mình lại trình bày nội dung này (mình trình bày nội dung này để làm gì). 

Không dùng các cấu trúc ngữ pháp khó, hạn chế dùng câu ghép, câu dài.

Đây không phải lúc để bạn phô diễn các cấu trúc ngữ pháp phức tạp, cao siêu đã học. Đây là lúc bạn phải làm sao để biến cái phức tạp thành đơn giản, để người nghe không cần phải cau mày suy nghĩ mà vẫn hiểu được tất cả những gì bạn muốn truyền đạt. Vì vậy, thay vì nói những câu được ghép bởi nhiều cấu trúc ngữ pháp phức tạp, bạn hãy tách ra thành các câu đơn. Không ai chê bạn, chấm điểm tiếng Nhật của bạn khi bạn chỉ biết sử dụng cấu trúc đơn giản vào lúc này đâu. Cái họ quan tâm là nội dung bạn trình bày có rõ ràng dễ hiểu không thôi! 

Thay vì nói: 

 …というのは…が理由なのですが、…すれば…にならず、…の問題も解決できます。 

Bạn nên tách ra thành 3 câu như sau: 

…というのは…が理由です。 
…にすると、…になりません。 
そして、…の問題も解決できます。 

Không dùng các cách nói gây khó hiểu, mập mờ.

Người Nhật rất hay nói giảm nói tránh, nói vòng nói vo, nói xa nói gần,… tuy nhiên đó là trong những hoàn cảnh khác. Bạn hãy để ý mà xem, khi đã vào buổi thuyết trình, họ - với vai trò là người dẫn dắt sẽ không bao giờ dùng những cách nói khiến người nghe cảm thấy hoang mang, mông lung. 

Một vài cách nói cần tránh khi thuyết trình:  

• たぶん…です。  
• ．．．だと思います。 
• ．．．かな。 
• ．．．かもしれない。 
• AかBか分からないけど、．．． 
• ．．．が要るみたい 

Khi người khác bỏ thời gian để nghe bạn nói, họ tin rằng bạn là người hiểu nhất, nắm chắc nhất, và họ mong muốn học hỏi được điều gì từ những điều bạn nói. Thế nhưng, bản thân bạn còn không tự tin vào điều mình trình bày thì ai dám tin bạn nữa. Đừng làm người nghe hoang mang, hãy chỉ nói những điều bạn chắc chắn, hiểu rõ, và truyền tải kiến thức đó một cách trọn vẹn đến người nghe bằng những câu nói ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. 

Nên nói kết luận trước rồi trình bày chi tiết.

Khi bạn trình bày theo trình tự ngược lại (nói chi tiết trước rồi mới đi đến kết luận), bạn lan man nói hết chi tiết này đến chi tiết khác, người nghe vẫn chưa hiểu mục đích của bạn là gì. Đến khi bạn đưa ra kết luận thì một vài chi tiết bạn trình bày trước đó họ đã quên mất rồi. Vì vậy, hãy đưa ra kết luận trước, người nghe nắm được kết luận rồi, biết được cái tổng thể rồi, thì mọi chi tiết bạn trình bày sau đó họ đều bám vào kết luận để lắng nghe và phân tích, mọi thứ sẽ trở nên dễ hiểu, rõ ràng hơn. 

Một số câu tiếng Nhật bạn có thể tham khảo trong trường hợp này: 

• IEを使用した場合、挙動が重くなる事象があります。なぜかというと、．．． 
• 仮想デスクトップのログイン時間がかかる原因について、いくつかがあります。それは．．． 
• 来月頭にシェアポイントサイトの切り替えを実施することになります。理由としては、．．． 

Nên đưa ra con số tổng các ý trước, rồi mới lần lượt trình bày từng ý. 

Người nghe nắm được bạn sẽ trình bày tổng cộng mấy ý ngay từ đầu thì sẽ có cái nhìn tổng thể, tiện theo dõi hơn. 

Ví dụ: 

• これを選んだ理由は三つあります。一つ目は．．．二つ目は… 
• Có 3 lý do tôi chọn cái này, thứ nhất là: …thứ 2 là:… 
• 今から、．．．についてのポイントを4つ説明します。一つ目は．．．二つ目は… 
• Bây giờ tôi sẽ giải thích 4 điểm về…, điểm thứ nhất là: …điểm thứ 2 là … 

Tận dụng tối đa sự hỗ trợ của sơ đồ, biểu đồ. 

Một hình ảnh hơn ngàn lời nói, nếu tiếng Nhật của bạn hạn chế, bạn không tự tin có thể trình bày một cách mạch lạc, dễ hiểu, hãy để sơ đồ và biểu đồ hỗ trợ bạn.  

Không chỉ khi bạn bí tiếng Nhật mới dùng phương án này đâu nhé, người Nhật họ thích nhìn biểu đồ lắm đấy! Vì sao? Vì biểu đồ có các con số, đáng tin hơn là chỉ nói không thôi. Vì nhìn biểu đồ họ có cái nhìn tổng thể, nắm bắt được nhiều thông tin. Và biểu đồ cũng thể hiện được công sức tổng hợp của chủ nhân buổi thuyết trình nữa đó, nên nếu có cơ hội nhất định hãy tận dụng nhé!  

Khi trình bày dựa trên sơ đồ, biểu đồ, bạn sẽ hay phải sử dụng các cấu trúc câu sau: 

• この推移グラフを見てみると、 
• この図表によると、　．．．　ということを表しています。 
• このグラフから．．．ということが予想できます。 
• グラフにははっきりした傾向があり、それは．．．という意味にとることができます。 

Một số bí quyết khác 

• -　Sau khi chuẩn bị nội dung, hãy thử trình bày trước cho 1 người đồng nghiệp Nhật thân thiết và nhờ họ sửa cho về mặt ngữ pháp, từ vựng,… khi trình bày thật bạn sẽ tự tin hơn đấy! Mình tin là không ai từ chối giúp đỡ một người có thiện chí và tích cực học hỏi như vậy. 
• -　Khi trình bày bạn nên để ý thời gian: Mỗi người tham gia cuộc họp đều phải điều chỉnh công việc của họ để có thể ngồi nghe bạn trình bày, vì vậy bạn không nên kéo dài cuộc họp, để ảnh hưởng đến các công việc khác. 
• -　Chắc chắn đã có lần bạn được mời tham gia buổi trình bày về 1 vấn đề gì đó của đồng nghiệp Nhật, ngoài lắng nghe kiến thức họ chia sẻ, hãy ghi chép lại các cấu trúc câu mà họ dùng, sẽ có lúc bạn phải dùng đến đó! 

Tác giả: Nguyễn Thu Hiền